Telefonansagen

Telefonansagen ermöglichen es Netzanbietern, Unternehmen oder Privatpersonen, ohne eigene persönliche Verfügbarkeit zum Beispiel mit Kunden, Interessenten, Bewerbern, Hilfe suchenden oder Menschen aus dem Freundes- oder Bekanntenkreis über eine alternative Form in Kontakt zu treten beziehungsweise diesen Gruppen anzubieten, spezifische Nachrichten zu hinterlassen.

Diese Nachrichten sind heute in aller Regel in digitaler Form verfügbar und werden dem Anrufenden automatisch zugänglich gemacht. Dieser Automatismus wird meist über professionelle Telefonanlagen, Voicemail-Systeme oder den klassischen Anrufbeantworter realisiert.

Neben unveränderlichen Ansagen, wie beispielsweise dem Hinweis auf einen Anruf bei einem Unternehmen außerhalb der Geschäftszeit, gibt es auch variable Ansageformen wie etwa den klassischen Service der Zeitansage.

Je nach beruflichem oder privatem Kontext sowie Einsatzzweck können Telefonansagen ausschließlich Sprechertext enthalten, aber auch mit Musik oder Geräuschen beziehungsweise Hintergrundtönen kombiniert sein.

Vom Ansagedienst bis zum Anrufbeantworter

Im Zuge der zunehmenden Multimedialisierung wachsen auch die möglichen Einsatzfelder für Telefonansagen kontinuierlich an.

Klassische Anwendungsgebiete sind die automatischen Ansagedienste – beispielsweise Zeitansage, Wettervorhersage oder Börsennachrichten – sowie das Besprechen geschäftlicher und privater Anrufbeantworter beziehungsweise der Handy-Mailbox.

In Unternehmen werden Telefonansagen darüber hinaus zur effektiven Vermittlung des richtigen Ansprechpartners, zur Überbrückung des Kundenaufenthalts in Warteschleifen sowie – über automatisierte Sprachdialoge – zum Erfassen von Bestellungen eingesetzt.

In reklamationsintensiven Bereichen oder bei, oft technischen, Produktpaletten mit höherem Erklärungsbedarf spielen die Ansagen auch bei den diversen Servicenummern, Hotlines und Help Desks eine immer größere Rolle.

In den Medien werden Telefonansagen auch zunehmend in Rahmen interaktiver Kontaktaufnahme mit Zuschauern, Zuhörern oder Lesern eingesetzt, zum Beispiel im Rahmen von Abstimmungen oder bei Gewinnspielen.

Informativ und interaktiv

Der Inhalt der Sprachaufnahmen richtet sich nach dem individuellen Einsatzzweck und wird bei der Produktion im Idealfall speziell auf die persönlichen Belange des Auftraggebers hin zugeschnitten.

Viele Unternehmen nutzen die Ansagen als akustische Visitenkarte, indem sie von der freundlichen Kundenbegrüßung (auch als Intro-Ansage oder Text vor Melden bezeichnet) über die musikalische (Musik on Hold) oder textliche Überbrückung von Weitervermittlungszeiten bis zu Informationen über Geschäftszeiten oder Produktneuheiten einen professionelle Kundeneindruck bewirken.

Vor allem im medizinischen Bereich werden die Bandansagen für die Mitteilung von Urlaubszeiten beziehungsweise der zuständigen Vertretung genutzt. Zahlreiche Sprachaufnahmen für Telefonansagen dienen auch dem Zweck, Kunden oder Interessierte von speziellen Anleitungen über den Staubericht bis hin zum persönlichen Horoskop mit den gewünschten Informationen zu beliefern.

Im interaktiven Bereich wird der Anrufer entweder gebeten, nach einem Signal eine Nachricht zu hinterlassen, oder durch einen automatisierten Sprachdialog geführt, der in vielen Fällen den Zweck hat, den Kontakt zum geeigneten Ansprechpartner herzustellen.

Detaillierte Vorbereitungen

Grundlage für ein erfolgreiches Produkt auf dem Gebiet der Telefonansagen ist ein ausführliches Briefing-Gespräch zwischen Auftraggeber und Produktionsfirma, um einen realisierbaren Gleichklang zwischen individuellen Erwartungen und technischer Machbarkeit vorzubereiten.

Im Anschluss daran erfolgt – wenn sie nicht bereits vom Kunden geliefert werden – die Auswahl effektiver Texte sowie, falls erforderlich, der passenden Musik. Neben GEMA-pflichtigen Kompositionen gibt es auch die Möglichkeiten, lizenzfreie Melodien zu verwenden oder sogar eine eigens für die Ansage komponierte Musik einzusetzen.

Von zentraler Bedeutung ist die Auswahl des richtigen Sprechertyps. Neben den für Ansagedienste verwendeten unpersönlichen Computerstimmen sind hier vor allem sympathisch klingende Personen gefragt, die die informative Botschaft emotional gestalten und damit umso erfolgreicher machen können. Je nach Produktion eignen sich Frauen- oder Männerstimmen, Erwachsenen- oder Kinderstimmen. Im Hinblick auf die Charakteristik der Information sind entweder besonders seriös oder auch humorvoll klingende Sprecher beziehungsweise Sprechvarianten zu wählen. Auch Native Speaker in verschiedenen Fremdsprachen oder Imitatoren von Trickstimmen sind gefragt.

Produktionsablauf

Vom Regieraum aus – hier sitzen in der Regel die Tontechniker und Aufnahmeleiter oder Regisseure – koordiniert und überwacht erfolgen die eigentlichen Sprachaufnahmen mit äußerst leistungsfähigen Mikrofonen im schalldicht abgeschirmten Aufnahmeraum.

Spezielle Abhörmonitore vermitteln dem Tonteam dabei in Echtzeit einen aussagekräftigen Eindruck vom tatsächlichen Endprodukt und unterstützen auf diese Weise effektiv eventuell notwendige Korrekturen. Im Bereich der Aufnahmetechnik werden die klassischen mehrspurigen Rekorder immer mehr von digitalen Aufnahmegeräten abgelöst. Dies hat vor allem auch Konsequenzen auf das anschließende Mischen der Sprechertexte mit eventuell zusätzlich einzublendender Musik oder einer speziellen akustischen Hintergrundkulisse:

Dieser Produktionsschritt wird am Computer realisiert, der damit das klassische Mischpult ersetzt. In der Postproduktion wird die bereits geschnittene Telefonansage mit einem professionellen Mastering vor allem im Hinblick auf klangliche und dynamische Anforderungen hin optimiert, bevor das Endprodukt im gewünschten Dateiformat an den Auftraggeber geliefert wird. Dies ist zum Beispiel in Form einer CD, aber auch online über einen Link zum Download möglich.